大型會議檔案收集整理“三步走”

　　2021年7月，習(xi) 近平總書(shu) 記對檔案工作作出重要批示，強調“要把蘊含黨(dang) 的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨(dang) 領導人民推進實現中華民族偉(wei) 大複興(xing) 的奮鬥曆史記錄好、留存好”。做好大型會(hui) 議籌辦過程中形成檔案的收集整理工作，為(wei) 下次會(hui) 議的組織籌辦提供第一手素材資料和重要參考，需重點做好“三步走”。

　　負責會(hui) 議籌辦的工作組成立後，需第一時間研究製定會(hui) 議文件材料歸檔工作製度。製定歸檔工作製度應注意把握以下重點。

　　明確承辦人責任。會(hui) 務工作承辦人對經辦會(hui) 議的組織或辦件流程最為(wei) 熟悉，對做了什麽(me) 工作、形成了哪些材料、研提了哪些建議、領導有何批示與(yu) 要求等最為(wei) 了解。由承辦人梳理辦件材料、分類整理歸檔，可以有效確保檔案齊全完整、科學有序。

　　給出具體(ti) 翔實的操作指南。歸檔工作製度中宜采用直接列出存檔要素、細致明確整理要求等方法，承辦人“按圖索驥”操作即可迅速上手。

　　以籌辦領導小組會(hui) 議為(wei) 例，常規的有會(hui) 議請示、通知、安排、名單、席次、講話（含領導修改的花臉稿）、主持詞、會(hui) 議文件、會(hui) 議紀要等存檔要素，有的還包括與(yu) 外單位溝通對接的往來文件。

　　一場會(hui) 議結束後，承辦人應逐一對照存檔要素核對收集相關(guan) 文件材料，確保歸檔文件材料齊全、準確、規範。

　　宜用通俗易懂表述。關(guan) 於(yu) 檔案收集、排序、著錄等環節，歸檔工作製度中宜用大白話代替檔案專(zhuan) 業(ye) 詞句，使承辦人不用過多琢磨即可理解掌握。

　　加入自查動作。歸檔工作製度中還應詳細列出自查選項，如是否按相應會(hui) 議要素齊全收集、每件檔案的內(nei) 容是否完整等，由承辦人逐一對照自查，確認完成後進行勾選。

　　強化過程管理，做到“隨辦隨收隨整理”，從(cong) 源頭上抓好檔案工作。

　　加強培訓，強化檔案意識。工作組人員到位後，應及時組織開展會(hui) 議文件材料歸檔業(ye) 務專(zhuan) 題培訓，由檔案員對檔案收集的範圍、責任主體(ti) 、流程及注意事項等進行講解說明，重點對歸檔工作製度進行詳細解讀，必要時使用PPT或者現場實操演示等方式，增強培訓的參與(yu) 感、畫麵感，幫助大家更好認識檔案、理解檔案、親(qin) 近檔案，形成“及時收集、規範整理”的良好檔案意識和工作習(xi) 慣。

　　加強督促，落實全過程管理。檔案員應通過組內(nei) 碰頭會(hui) 、日常溝通等方式就做好會(hui) 議文件材料歸檔進行提醒。承辦人應在一場會(hui) 議結束或辦件辦結後及時將相關(guan) 文件材料進行收集整理歸檔，確因手頭工作忙碌暫時難以完成歸檔任務的，可提出延期申請，但要限定歸檔時間。對已辦結完一段時間的文件材料，檔案員要及時向承辦人進行催收移交。

　　加強溝通反饋，整理共性疑問。檔案員應對各承辦人交來的歸檔文件材料加強審核把關(guan) ，發現不準確不規範的地方及時反饋修改，減少後期不必要的返工。

　　在此過程中，可對檔案收集整理過程中普遍存在的問題和共性疑問予以匯集整理，編寫(xie) 檔案整理注意事項，發承辦人進行工作提醒。

　　保障後續檔案檢索利用的精準定位和高效便捷，需開展好檔案的“二次整理”。

　　梳理“行軍(jun) 圖”，明確大致脈絡。檔案員應及時梳理整個(ge) 工作組籌辦工作的脈絡和每場會(hui) 議的組織實施情況，形成係統完備的歸檔文件分類。

　　一般而言，首先是製定總體(ti) 方案、報批設立會(hui) 務工作機構、明確人員組成、協調對接各方麵相關(guan) 檔案，搭起“樹幹”；之後按照預備會(hui) 議、開幕會(hui) 、分組討論、閉幕會(hui) 等具體(ti) 會(hui) 議場次依次展開收集，穿插收集簡報快報、保密、新聞、內(nei) 部管理等相關(guan) 檔案，形成“樹枝”。二者有機結合，籌辦工作的全貌即可清晰完整呈現出來。

　　集體(ti) “作戰”，開展承辦人複核工作。由檔案員將前期收集的歸檔文件材料分門別類初步整理後返回各承辦人，由承辦人綜合考量會(hui) 議開展時間節點、歸檔文件材料重要程度等因素進行再次梳理，認真細致進行查缺補漏。承辦人完成梳理補充後，由檔案員進行匯總審核，並報工作組相關(guan) 負責人審閱同意後正式移交檔案部門。

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