做好會前準備，這五步是關鍵

　　凡事預則立，不預則廢。做好會(hui) 前準備是確保優(you) 質高效開好會(hui) 議的基礎。會(hui) 前準備要走好“方案製定、會(hui) 議通知、名單收集、會(hui) 場布置、會(hui) 場查驗”關(guan) 鍵五步。

方案製定

　　根據會(hui) 議特點和要求，第一時間摸清情況是製定會(hui) 議方案的前提：

　　一是確定會(hui) 議主題，搞清楚會(hui) 議是了解情況、解決(jue) 問題還是安排部署，掌握會(hui) 議背景、主要內(nei) 容、以往慣例等。

　　二是確定會(hui) 議類型，搞清楚會(hui) 議是全體(ti) 大會(hui) 、座談會(hui) 還是報告會(hui) ，掌握會(hui) 議時長、參會(hui) 領導、具體(ti) 範圍等。

　　三是確定會(hui) 議形式，搞清楚會(hui) 議是現場工作會(hui) 、電視電話會(hui) 還是網絡視頻會(hui) ，是上下座（設主席台）、圓桌座還是麵對麵座，掌握會(hui) 議場地布局。

　　在摸清基本情況的基礎上起草會(hui) 議方案，其要素包括會(hui) 議時間、舉(ju) 辦地點、主要內(nei) 容、會(hui) 議議程、參會(hui) 範圍、其他事項等（見例1）。

　　會(hui) 議通知

　　會(hui) 議方案確定後，要根據會(hui) 議方案起草會(hui) 議通知。會(hui) 議通知要做到簡明扼要、重點突出、要求明確（見例2）。

　　下發會(hui) 議通知，需要注意以下幾點：

　　一是根據會(hui) 議方案明確的參會(hui) 範圍，精準梳理具體(ti) 的參會(hui) 單位，準確發送會(hui) 議通知，以便收集參會(hui) 人員名單。

　　二是準備參會(hui) 入場券（或電子邀請函等），寫(xie) 明會(hui) 議時間、地點，與(yu) 會(hui) 議通知一並發送，參會(hui) 人員憑入場券進入會(hui) 場。

　　三是做好會(hui) 議方案中相關(guan) 任務責任單位的通知工作。

名單收集

　　參會(hui) 單位收到會(hui) 議通知後，在規定時間內(nei) 上報參會(hui) 人員名單，會(hui) 務人員在匯總名單時要注意以下幾點：

　　一是參會(hui) 人員如果不是會(hui) 議通知確定的人員，了解清楚請假原因並在參會(hui) 人員名單中注明。

　　二是將各單位名單回執分類存放，以便精準核實參會(hui) 人員信息。

　　三是參會(hui) 人員名單盡量不要手動錄入電腦，這樣名字極易出錯，且一旦出現失誤很難被發現。為(wei) 避免這種失誤，可以找一份與(yu) 此次參會(hui) 範圍基本一致的最近一次會(hui) 議的參會(hui) 人員名單，對照名單回執逐一核實，不參加的刪除，有漏掉的錄入，最後將名單回執的信息與(yu) 梳理匯總的信息逐一核對，確保無遺漏。

　　四是參會(hui) 人員名單梳理匯總後，由兩(liang) 名工作人員進行核對，對有疑問的名字和職務，要對照名單回執進行確認，確保準確無誤。

會(hui) 場布置

　　根據參會(hui) 人員名單布置會(hui) 場，需要注意以下幾點：

　　一是對接會(hui) 場，了解會(hui) 場桌椅具體(ti) 擺放情況，如桌椅總數與(yu) 參會(hui) 人數是否相符，會(hui) 場共有幾排，每排擺放桌椅的數量是多少，參會(hui) 人員進出是否方便等。

　　二是編排參會(hui) 人員座次，座次圖確定後，核對人數，確保座次人數與(yu) 參會(hui) 人數一致，尤其要對照參會(hui) 人員名單核對座次圖，確保名字準確無誤。

　　三是製作桌簽，有序擺放。

　　四是時刻關(guan) 注請假人員變動情況，同步更新參會(hui) 人員名單、座次圖、會(hui) 場布置等。

會(hui) 場查驗

　　會(hui) 場布置完成後，要實地查驗以下幾項內(nei) 容：

　　一是查驗顯示屏、話筒、音響、燈光、室溫，逐一確認是否正常運轉。

　　二是查驗會(hui) 標、指示牌、座次圖、桌簽、座椅，逐一核對是否準確無誤。

　　三是查驗候會(hui) 室、衛生間、音控室，逐一熟悉路線。

　　會(hui) 前準備還需要關(guan) 注會(hui) 議材料、會(hui) 議報道、會(hui) 場管理、會(hui) 後總結等具體(ti) 事項。如，會(hui) 議材料，要核對主持詞，確保與(yu) 會(hui) 議議程保持一致；核對材料標題，確保與(yu) 會(hui) 議內(nei) 容保持一致；核對印發數量、擺放範圍，確保與(yu) 會(hui) 議要求保持一致。會(hui) 議報道，需安排攝影攝像記者提前一小時到會(hui) 場，熟悉會(hui) 場、調試設備。會(hui) 場管理，負責會(hui) 場安全、會(hui) 場簽到、會(hui) 議服務的工作人員需提前半小時就位。同時，會(hui) 前要安排好會(hui) 後工作複盤、資料整理、檔案收集等事項。

工作實務學習(xi) 專(zhuan) 欄