“三步九扣”發放好會議材料

　　發放會(hui) 議材料，既是辦公室人員的經常性工作，也是辦會(hui) 人員的常規性事務，貌似簡單，想做好並不容易。

發放前，精心謀劃、想透全程

　　緊扣會(hui) 議方案，確定材料發放形式。主動對接會(hui) 務承辦人員或會(hui) 務組，研究會(hui) 議實施方案、會(hui) 議指南等，及時掌握材料發放的時間、地點、對象及其他要求，並根據不同的會(hui) 議規模，確定不同的發放方式。

　　比如，對人數較少、議程簡單的小型會(hui) 議，既可以會(hui) 前根據登記記錄依次發放材料，也可以在時間緊急的情況下，先行按份號依次發放材料，會(hui) 中及時做好補登工作；對人數較多、形式複雜的大型會(hui) 議，要在會(hui) 前根據會(hui) 務工作部署，製定材料發放任務及人員分工安排方案，明確具體(ti) 責任，並製定會(hui) 議材料運行表，明確發文日期、材料標題、供稿單位、送印時限、交付時限、分發時限、分發範圍等，施行“掛圖作戰”，確保發放材料準確、及時、安全。

　　緊扣運轉環節，協調起草、印製、運輸三方。主動對接材料起草組負責人或具體(ti) 起草人員，動態掌握材料的起草、呈報、簽批等情況，盡力壓縮定稿與(yu) 印製之間的運轉時間，留足會(hui) 前發放材料的準備時間，可根據材料類別、密級、數量等的變化靈活調整人員分工。

　　主動對接印製部門，按照主次先後和輕重緩急，優(you) 先印製時間緊急、重要的會(hui) 議材料，及時按程序交付發文人員。

　　如遇到材料不能按計劃印製、交付的情況，要第一時間向會(hui) 務負責人或相關(guan) 領導匯報並提出合理的補救建議。如果會(hui) 議地點與(yu) 印製地點之間距離較遠，還要提前備好車輛，做好會(hui) 議材料的運送、移交、保密等工作。

　　緊扣確保整體(ti) 效果，積極主動補台。“一字之失，一句為(wei) 之蹉跎；一句之誤，通篇為(wei) 之梗塞。”發文人員領取會(hui) 議材料後，既要按照任務及分工安排做好聯係協調、材料發放等本職工作，還要做好補台、把關(guan) 工作。要認真核對標題、密級、頁碼等內(nei) 容是否無誤，檢查文字、數字、標點符號等用法是否規範，對一些明顯錯誤，及時聯係文稿起草人員或負責人核對。比如，“預選候選人名單”與(yu) “候選人名單”就容易混淆，雖然僅(jin) 有“預選”兩(liang) 字之差，但內(nei) 涵卻有天壤之別。

　　另外，如有粘連、缺頁、破損等不符合要求的材料，要迅速協調更換。

發放中，嚴(yan) 謹細致、查漏補缺

　　緊扣登記記錄，時時校準份號。需要在會(hui) 議報到時發放的會(hui) 議材料，按材料份號登記後由參會(hui) 人員或相關(guan) 工作人員簽名領取。

　　需要在會(hui) 場發放的會(hui) 議材料，由發文人員嚴(yan) 格根據登記記錄發文，時時核對人員姓名與(yu) 材料份號，確保所有材料份號與(yu) 參會(hui) 人員準確對應，避免發放材料完畢後才發現錯誤，反過來再重新校對人員姓名與(yu) 份號的情況。

　　會(hui) 議現場發文時，出現參會(hui) 人員請假等臨(lin) 時變動的情況，可以跳號發放，保證原有登記份號與(yu) 參會(hui) 人員的對應關(guan) 係不變。

　　緊扣會(hui) 議議程，核對擺放材料。現場發放材料完畢後，如果離會(hui) 議召開還有一段時間，發文人員可以在會(hui) 議開始之前，按照會(hui) 議議程，檢查材料擺放順序，核對頁碼、份號與(yu) 人員對應是否正確，查看材料有無明顯破損、白頁等問題，對存在問題的，要及時調換並登記。尤其對主席台上的材料，要反複核對確認，確保萬(wan) 無一失。

　　緊扣發放範圍，留足備用材料。要嚴(yan) 格按照規定和保密要求發放會(hui) 議材料，不得擅自擴大或縮小發放範圍，同時，現場一定要留足備用材料以便更換、增發。

　　在做好發放工作的基礎上，還要妥善做好材料借閱的服務工作。比如，會(hui) 議工作人員確因工作需要使用會(hui) 議材料，須按程序和規定到會(hui) 議發文組或發文人員處按要求領取。

會(hui) 議後，認真回收、清點歸檔

　　緊扣“應收盡收”原則，不留泄密隱患。在回收材料工作結束前，要求服務保障人員不得進入會(hui) 場。

　　對需要參會(hui) 人員退回的會(hui) 議材料，如果會(hui) 議形式較為(wei) 簡單，可以通過當麵告知、加蓋清退印章、附提醒通知單等形式，要求散會(hui) 時放置在指定位置，由發文人員統一收回。

　　如果是重要的大型會(hui) 議，要提前製定文件清退通知和清單，要求各聯絡組按照通知要求和清單內(nei) 容清退材料，再由各聯絡組集中清退；對會(hui) 議工作人員需要退回的會(hui) 議材料，會(hui) 議結束前直接退給發文人員或會(hui) 議發文組。

　　認真查看會(hui) 議現場，除會(hui) 議材料外，非涉密的材料、參會(hui) 人員手稿紙等也要做到應收盡收，並嚴(yan) 格按照有關(guan) 規定履行審批登記後銷毀，確保不丟(diu) 失、不漏銷。

　　緊扣發放記錄，核對回收材料。對照材料發放記錄，逐件清點、核對回收的會(hui) 議材料。經清點確認未按要求退回的會(hui) 議材料，要按份號追溯到具體(ti) 參會(hui) 人員或會(hui) 議工作人員，並及時通過電話催退等方式督促其按要求及時清退。

　　緊扣歸檔要求，整理歸檔資料。按規定收集會(hui) 議材料、底稿、簽批單等所有資料，形成全鏈條的歸檔資料，並按照程序做好登記、移交、歸檔工作，以備後查。

　　同時，發文人員要及時總結、複盤，梳理好的經驗和注意事項，為(wei) 下一次做好會(hui) 議材料發放工作提供借鑒。

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