“三個三”上做功課,會場服務見實效

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  會(hui) 場服務是會(hui) 務工作的重要內(nei) 容,會(hui) 場條件及服務保障水平直接影響會(hui) 議的質量和效果。做好會(hui) 場服務,要在會(hui) 場選擇、現場布置和外圍保障三個(ge) 環節上下功夫、求實效。

堅持“三個(ge) 原則”,注重會(hui) 場選擇的科學性

  地點要合規合理。》規定“嚴(yan) 禁黨(dang) 政機關(guan) 到風景名勝區開會(hui) ”,不少地方也要求“應安排在本單位或本係統內(nei) 部會(hui) 議場所或財政部門確定的會(hui) 議定點場所開會(hui) ”,這些都是確定會(hui) 議地點必須遵守的基本要求。

  除此以外,選擇地點還要綜合考慮會(hui) 議主題、形式、規模等因素,比如臨(lin) 時召集、會(hui) 期較短的會(hui) 議,應當按照就近原則安排會(hui) 場;會(hui) 期較長、規模較大且需要安排住宿的,會(hui) 場要盡可能靠近住地,最好安排在集就餐、住宿、開會(hui) 於(yu) 一體(ti) 的地方,避免參會(hui) 人員在路上花費較多的時間;專(zhuan) 題讀書(shu) 班、學習(xi) 研討班等培訓類會(hui) 議,除滿足上述條件外,還應考慮周邊環境、交通設施等因素,盡可能安排在幹擾少的地方。

  大小要適度適中。容量方麵,既要能夠容納全體(ti) 參會(hui) 代表、工作人員、媒體(ti) 記者等,但也不宜過寬過大或過窄過小,過寬會(hui) 顯鬆散空蕩,過窄則有擁擠之感。

  比如,參會(hui) 人員為(wei) 100人,那麽(me) 會(hui) 場容納人數應該在120~140人之間為(wei) 宜。疫情防控期間會(hui) 議需加大座位間隔距離,因此會(hui) 場容量也應相應擴大。

  數量方麵,不同類型的會(hui) 議對場地的要求也不盡相同,要充分考慮會(hui) 議內(nei) 容、議程安排、客觀需要等多種因素。

  比如黨(dang) 代會(hui) 、人大政協會(hui) 、黨(dang) 委全會(hui) 等,除召開大會(hui) 之外,一般還安排分組討論,那麽(me) 在會(hui) 場選擇時就應根據分組討論的安排來確定相應數量的會(hui) 場。

  設施要齊全齊備。設備設施是選擇會(hui) 場需要考慮的重要因素。會(hui) 前應到會(hui) 場進行實地勘查,確保會(hui) 場具備舉(ju) 辦會(hui) 議所需的電源、燈光、音響、投影儀(yi) 、LED電子顯示屏、桌椅、茶杯、席卡等設施設備,話筒、音響必須提供備用設施以備不時之需。如需設立分會(hui) 場遠程參會(hui) ,則還要提前準備好設備,做好會(hui) 前聯調聯試,確保會(hui) 議進行時的畫麵、聲音均處於(yu) 正常工作狀態。

  此外,還要充分考慮停車問題,根據參會(hui) 人員情況通過發放不同通行權限的車輛通行證、標注不同類型的停車位等方式,實行分類分區引導,保障車輛有序通行和停放。

把握“三個(ge) 關(guan) 鍵”,突出現場布置的實效性

  時間宜早不宜遲。謀劃要早,會(hui) 議方案起草前就應對現場布置有個(ge) 初步設想,尤其是大型會(hui) 議,規模大、環節多、要求高,不少還有“會(hui) 中會(hui) ”。現場會(hui) 、觀摩會(hui) 要實地考察、現場調研,涉及多部門多區域的,還要製定分工方案,明確任務、壓實責任。

  準備要足,會(hui) 議用品的采購、會(hui) 徽會(hui) 標的製作、周邊氛圍的營造都需要一定時間,要做足思想準備、人員準備、物資準備,有時甚至寧可備而不用,也不可用而無備。

  行動要快,不少會(hui) 議特別是臨(lin) 時性會(hui) 議時間緊、任務重,很容易手忙腳亂(luan) ,這就要求會(hui) 務工作者平時多做有心人,熟練掌握各種會(hui) 場布置的形式、程序和要求,接到任務後反應敏捷、行動迅速,做到忙而不亂(luan) 、忙中有序。

  形式宜簡不宜繁。突出簡潔明了。會(hui) 場布置的形式有很多,黨(dang) 政機關(guan) 會(hui) 議要求簡潔、大方,一般采用報告會(hui) 、座談會(hui) 兩(liang) 種形式。傳(chuan) 達會(hui) 、部署會(hui) 等采用報告會(hui) 形式居多,給人以正式、莊嚴(yan) 之感;匯報會(hui) 、討論會(hui) 等采用座談會(hui) 形式居多,給人以親(qin) 切、輕鬆之感。

  突出恰當得體(ti) 。會(hui) 議主題不同,氛圍營造也不一樣。

  比如黨(dang) 的代表會(hui) 議要求大方,慶祝大會(hui) 要求喜慶,座談會(hui) 、討論會(hui) 要求輕鬆,紀念性會(hui) 議要求隆重,日常工作會(hui) 議要求簡潔。

  突出規範嚴(yan) 謹。會(hui) 標設計、會(hui) 徽懸掛、旗幟擺放、標語製作、座次安排都要符合要求、切合主題。

  比如主席台的設置要從(cong) 會(hui) 議性質、領導人數、空間大小以及方便出入等方麵綜合考慮,不能隨心所欲、千篇一律。

  檢查宜多不宜少。會(hui) 場布置完後,檢查必不可少,要做到“五多”:

  多想一點,重點是對照會(hui) 議方案多琢磨、多思考,想想是否還有落實不到位的地方;

  多問一句,會(hui) 場布置尤其是大型會(hui) 議涉及事項多、參與(yu) 人員多,同事之間多問一句,既有利於(yu) 加強溝通、集思廣益,也便於(yu) 發現一些問題和隱患;

  多看一眼,布置會(hui) 場後盡可能多看一眼,看看會(hui) 標會(hui) 徽是否牢固周正、席次席卡是否準確無誤、氛圍營造是否符合規定等;

  多試一下,黨(dang) 政機關(guan) 會(hui) 場雖然相對固定,但也不可麻痹大意,更不能因為(wei) 情況熟悉而抱有僥(jiao) 幸心理,要對會(hui) 場照明、通風、投影、錄像、空調、話筒等設備多次調試,確保萬(wan) 無一失;

  多過一遍,一個(ge) 會(hui) 議就像一部完整的電影,由很多場景組成,而會(hui) 場隻是其中一個(ge) 重要片段,現場布置後要在大腦裏一幕一幕地多過幾遍,尤其是會(hui) 議+頒獎、會(hui) 議+合影、會(hui) 議+會(hui) 見、會(hui) 議+參觀等多環節、多議程的會(hui) 議,更要周詳考慮、周密部署,必要時還應彩排和演練,確保銜接緊湊、有條不紊。

確保“三個(ge) 到位”,強化外圍保障的安全性

  確保防疫安全到位。疫情期間會(hui) 議場地服務重點要做到“三加”:

  程序上加環節,即做好會(hui) 場通風消毒工作;物資上加配備,即配足會(hui) 議所需的醫用口罩、免洗消毒液、測溫儀(yi) 等防疫物資;布置上加間距,即盡量選擇空間充足的場地,適當加寬座位前後左右之間的距離,確保防疫安全。

  確保保密安全到位。涉密會(hui) 議一般應選擇單位內(nei) 部符合保密要求的場所召開,也可以在具備良好保密環境、軟件和硬件均符合有關(guan) 規定的場所進行。

  會(hui) 前應請保密部門對住地、會(hui) 場及其他活動場所的保密環境和提供會(hui) 議使用的通信、辦公、擴音設備的保密性能進行安全保密檢查。

  會(hui) 場內(nei) 設置屏蔽儀(yi) ,會(hui) 場外擺放屏蔽櫃,嚴(yan) 禁與(yu) 會(hui) 人員攜帶手機、電腦、錄音筆等電子器材進入會(hui) 場,加強對涉密紙質文件的管理,以防失泄密事件發生。

  確保消防安全到位。除做好日常消防安全檢查外,會(hui) 前應對會(hui) 場進行全麵檢查,如消火栓是否完好、消防門是否正常、消防通道是否暢通,通過吹煙和點火測試煙感器及溫感器是否靈敏、滅火器是否有效等,並對發現的消防安全隱患逐一落實整改。

  大型會(hui) 議要準備消防應急車在場外待命,必要時還應開展消防演練,築牢安全防線。

工作實務學習(xi) 專(zhuan) 欄

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發布時間:2022年06月16日 14:07 來源:“秘書工作”微信公眾號 編輯:許建文 打印