公文格式要素“附氏三兄弟”的規範編排

　　附件、附件說明和附注都是《黨(dang) 政機關(guan) 公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定的18個(ge) 公文格式要素之一，名字裏都帶個(ge) “附”字，可以稱其為(wei) “附氏三兄弟”。這“哥仨”在公文格式要素“18條好漢”中排名比較靠後，再加上他們(men) 都姓“附”，容易被忽視和混淆。本文對它們(men) 的用途、用法、編排及常見錯誤作逐一介紹。

一、附件

　　（一）附件的作用和效力

　　根據《條例》，附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。那麽(me) 問題來了，這些內(nei) 容直接寫(xie) 入正文不行嗎？為(wei) 什麽(me) 要用附件來承載呢？

　　設想一下，對於(yu) 一些不屬於(yu) 公文主要內(nei) 容，而是對主要內(nei) 容起解釋、說明、補充、證實、參考作用，而且篇幅較長、相對獨立的文字資料、規定、名單、數據、圖表、圖形等，如果將其直接寫(xie) 入正文，就會(hui) 隔斷上下文的聯係、影響閱讀的連貫性。為(wei) 了避免上述弊端，我們(men) 把它們(men) 從(cong) 正文中抽離出來附在後麵，成為(wei) 附件。

　　由此可見，附件的作用是：一方麵能夠補充、完善正文，另一方麵又能使正文保持簡潔、連貫。因為(wei) 附件原本是正文的組成部分，所以其內(nei) 容也應當與(yu) 正文保持一致和銜接，並且與(yu) 正文具有同等效力。

　　（二）附件使用中需要注意的兩(liang) 個(ge) 誤區

　　1. 將被批轉、轉發、印發的文件作為(wei) 附件。批轉、轉發、印發類公文，其公文正文主要起通知發布、提示說明、明確要求等作用，而公文的主要內(nei) 容體(ti) 現在被批轉、轉發、印發的文件中。因此，這些被批轉、轉發、印發的文件不應當被視為(wei) 附件。它們(men) 應當另麵編排，首頁不必標注“附件”二字，也不必在正文後加附件說明；其原有的發文機關(guan) 標誌、發文字號、簽發人、抄送機關(guan) 、版記等可不再標注。

　　2. 以附件形式報送主報告。一些單位為(wei) 了省事，常把本機關(guan) 領導的講話、內(nei) 部的工作總結和工作計劃、下級的報告等文件，以《×××關(guan) 於(yu) 報送〈××××××〉的報告》為(wei) 題，直接“拿來”作為(wei) 附件報送；而正文卻僅(jin) 寥寥數筆，表述為(wei) “現將《××××××》報上”，或者簡單重複附件主要內(nei) 容。然而，這些作為(wei) 附件的原文件，在內(nei) 容、詳略、用語等方麵往往達不到向上級報告的要求。例如，本機關(guan) 領導的講話稿可能部署了落實上級要求的有關(guan) 措施，卻體(ti) 現不出落實中遇到的問題和具體(ti) 的落實效果；本單位內(nei) 部的工作總結往往內(nei) 容繁多、麵麵俱到，卻達不到向上級報告要簡明扼要、重點突出的要求；下級的報告代表了下級機關(guan) 對有關(guan) 情況的反映和認識，卻不能代表本機關(guan) 的判斷和態度，等等。因此，這些原文件可以作為(wei) 附件，但不能作為(wei) 向上級報告的主體(ti) 內(nei) 容，而應當將有關(guan) 內(nei) 容提煉、概括、補充、完善為(wei) 報告正文。

　　（三）附件的編排規則及典型錯情

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準對附件的編排有以下規定：（1）附件應當另麵編排，並在版記之前，與(yu) 公文正文一起裝訂。（2）“附件”二字及附件順序號用3號黑體(ti) 字頂格編排在版心左上角第一行。（3）附件標題居中編排在版心第三行。（4）附件順序號和附件標題應當與(yu) 附件說明的表述一致。（5）附件格式要求同正文。

　　實際工作中，附件編排方麵的典型錯情有以下5種。

　　1. 附件未與(yu) 正文一起裝訂。沒有與(yu) 正文裝訂在一起的附件，在印製、傳(chuan) 遞、保管等環節中，可能被不了解情況的同誌視為(wei) 獨立文件而單獨處理、打亂(luan) 順序甚至遺失。因此，附件要盡量與(yu) 正文裝訂在一起。

　　如果因為(wei) 厚度、大小等原因，附件確實無法與(yu) 正文裝訂在一起，則應當按照《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定，在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標注“附件”二字及附件順序號，如“××呈﹝2021﹞32號附件1”。這樣標注，可以使人較為(wei) 容易地關(guan) 注到附件與(yu) 正文的一體(ti) 關(guan) 係，避免處理失誤。此外，在這種情況下，如果公文主件標注了份號，也應同時在附件左上角第二行頂格編排與(yu) 主件相一致的份號。

　　2. 附件未編排在版記之前。版記是公文結束的標誌，如果把附件編排在版記之後，就在邏輯上把附件與(yu) 公文割裂開了。因此，一定要把附件編排在版記之前。如果附件本身即是有版記的正式公文，則應當把附件的版記編排在整個(ge) 公文的版記之前。

　　3. 附件頁碼未連續編排。一件公文的頁碼應當是連續和統一的。如果附件單獨編排頁碼，就會(hui) 造成同一件公文有兩(liang) 個(ge) 或多個(ge) 同樣的頁碼，不便於(yu) 翻閱和查找。因此，附件的頁碼應當接著正文連續編排，而不能單獨起排。

　　4. 附件順序號、標題與(yu) 附件說明的表述不一致。包括順序不一致，即附件實際的編排順序與(yu) 附件說明標注的順序號不一致；表述不一致，即附件標題與(yu) 附件說明的表述不一致，如附件標題為(wei) “×××同誌在×××會(hui) 議上的講話”，而附件說明卻僅(jin) 表述為(wei) “×××同誌講話”，等等，這些都是不規範的。

　　5. “附件”二字中間空格不當。如果公文有多個(ge) 附件，則附件版心左上角標注的“附件”二字中間不空格，後加附件順序號即可，如“附件1”；如果隻有一個(ge) 附件，則“附件”二字之間應空一字，以使編排更加美觀。

　　此外，附件如需單獨標注密級和保密期限，則應當在左上角第二行頂格編排；如果附件不與(yu) 正文一起裝訂且有份號，則應當在左上角第三行，也就是份號之下一行頂格編排密級和保密期限。

二、附件說明

　　（一）附件說明的作用

　　一是提示附件存在。附件原本就是正文的一部分，為(wei) 了向受眾(zhong) 提示這部分內(nei) 容的存在，可以在正文相關(guan) 內(nei) 容處加括號注明“見附件”或“附後”，也可以緊接著正文標注附件說明，以防止附件被忽略。二是發揮附件目錄作用。與(yu) 在正文中加括號標注的做法不同，附件說明把所有“公文附件的順序號和名稱”標注在一起，使讀者能夠方便地看到公文有幾個(ge) 附件，以及每個(ge) 附件的名稱、順序，以便於(yu) 查閱，防止附件散亂(luan) 、丟(diu) 失。

　　（二）附件說明的編排規則及典型錯情

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定：（1）如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後標全角冒號和附件名稱。（2）如有多個(ge) 附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。（3）附件名稱較長需回行時，應當與(yu) 上一行附件名稱的首字對齊。如下圖。

　　實際工作中，附件說明編排方麵的典型錯情有以下5種。

　　1. 不編排附件說明。為(wei) 了充分發揮附件說明的上述作用，隻要公文有附件，就不能省略附件說明，也不能簡單寫(xie) “附件×份”。

　　2. 附件說明編排位置錯誤。

　　（1）《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定附件說明編排在正文之下，能夠使閱讀者讀完正文後緊接著就能看到附件的整體(ti) 情況。

　　（2）在正文下空一行左空二字編排，能夠使附件說明醒目突出、美觀得體(ti) 。

　　（3）編排在發文機關(guan) 署名、印章和成文日期之上，能夠更好地體(ti) 現附件與(yu) 正文的一體(ti) 關(guan) 係。實際工作中，有的在正文下一行直接編排附件說明，而沒有空一行；也有的未左空二字而頂格編排附件說明；還有的編排在發文機關(guan) 署名、印章和成文日期之下，這些都是錯誤的。

　　3. 附件順序號標注不規範。附件順序號應當使用阿拉伯數字標注。實際工作中，有的用漢字“一、二、三……”，或者用加括號的阿拉伯數字“（1）（2）（3）……”等標注，都是不規範的。此外，附件順序號後麵應當標注小圓點，而不能使用冒號、頓號、逗號等。

　　4. 附件名稱後加標點符號。一些公文在附件名稱後標注逗號、分號、句號等標點符號，或者把附件用書(shu) 名號括起來，這些都是不規範的。

　　5. 附件名稱回行對齊不規範。一些公文附件名稱字數較多，回行後的首字沒有與(yu) 上一行附件名稱的首字對齊（齊肩），而是頂格或者左空二字編排，是不規範的。

三、附注

　　（一）附注的作用

　　根據《條例》，附注是“公文印發傳(chuan) 達範圍等需要說明的事項”，常用於(yu) 以下4種情況。

　　1. 說明公文的印發傳(chuan) 達範圍、方式和時限。公文的印發傳(chuan) 達範圍用於(yu) 說明公文供什麽(me) 範圍的人員閱讀或者向什麽(me) 範圍的人員傳(chuan) 達，如“此件發至縣團級”。印發傳(chuan) 達範圍是發文機關(guan) 根據工作需要和安全保密要求確定的，受文機關(guan) 不得擅自擴大或者縮小印發傳(chuan) 達範圍，確需改變的，需征得發文機關(guan) 同意。此外，下行文的附注還可以用來說明印發傳(chuan) 達的具體(ti) 方式、時限等要求，如“×月×日前口頭傳(chuan) 達至鄉(xiang) 科級以上幹部”。

　　2. 標注公文的聯係人和聯係方式。如果一份公文沒有標注聯係人和聯係方式，而受文機關(guan) 又需要了解相關(guan) 情況，往往就得花費很長時間、打多個(ge) 電話才能問到發文機關(guan) 真正掌握情況人員的聯係方式，這是公文處理工作的常見“痛點”。而通過附注標注清楚聯係人和聯係方式，能夠大大降低溝通成本，提高公文處理工作效率。特別是對於(yu) 請示件，更應當標明聯係人和聯係方式。

　　3. 提示保密要求。這種附注主要用於(yu) 避免公文的閱讀者因不了解相關(guan) 保密管理規定，無意中泄露文件信息的情況，發揮著重要的保密提示作用。如“此件屬工作秘密，嚴(yan) 禁通過互聯網、手機、微信等傳(chuan) 播使用和對外發布”。

　　4. 標注材料來源。這種附注多用於(yu) 簡報資料，如“根據×××提供材料整理”“摘自×年×月×日《×××報》”，等等。

　　需要注意的是，附注是對公文整體(ti) 的說明，而不是對公文具體(ti) 內(nei) 容的解釋和注釋。對公文具體(ti) 內(nei) 容的解釋和注釋，可以通過在正文中加括注說明，或者加注釋的方式實現。

　　（二）附注的編排規則及典型錯情

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。如下圖。

　　實際工作中，附注編排方麵的典型錯情有以下兩(liang) 種。

　　1. 附注編排位置錯誤。

　　附注的編排位置需注意兩(liang) 點：

　　（1）附注編排在成文日期之下，而不像附件說明一樣位於(yu) 發文機關(guan) 署名、印章和成文日期之上。

　　（2）附注需居左空二字編排。實際工作中發現，有的公文把附注編排在發文機關(guan) 署名、印章和成文日期之上；有的在版記之上一行編排；還有的未左空二字而頂格編排或者右空二字編排，這些做法都是不規範的。

　　2. 附注的編排方法錯誤。

　　附注編排的方法需注意兩(liang) 點：

　　（1）附注的編排需要加圓括號。

　　（2）如果附注較長需回行時，回行後的首字應當頂格編排。

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