公文的主送機關和抄送機關，怎樣使用才規範？

　　主送機關(guan) 和抄送機關(guan) 都是接受公文的機關(guan) ，統稱受文機關(guan) 。雖然同為(wei) 受文機關(guan) ，但是在用途、用法、編排上有很多區別，需要予以特別注意。

為(wei) 什麽(me) 要區分主送機關(guan) 和抄送機關(guan)

　　根據（以下簡稱《條例》）規定，主送機關(guan) 是“公文的主要受理機關(guan) ”，抄送機關(guan) 是“除主送機關(guan) 外需要執行或者知曉公文內(nei) 容的其他機關(guan) ”。可見，二者的責任完全不同，主送機關(guan) 負有“主要受理”之責，對公文承擔辦理或答複責任；而抄送機關(guan) 的責任僅(jin) 限於(yu) “執行或者知曉”。

　　特別是對於(yu) 請示等要求上級辦理、答複的公文，主送機關(guan) 一般隻應有一個(ge) 。如果不區分主送、抄送機關(guan) ，而是並列幾個(ge) 受文機關(guan) ，則各受文機關(guan) 需做大量溝通協調工作，才能最終確定由誰主辦。如果受文機關(guan) 之間缺乏有效溝通，則可能造成重複辦理或相互矛盾的處理結果，或者造成各受文機關(guan) 相互“觀望”，甚至推諉扯皮、無人負責。因此，準確標注主送、抄送機關(guan) ，明確公文主要受理責任，是公文得到及時準確辦理的重要基礎。

　　曆史上，針對主送、抄送機關(guan) 標注不清的問題，我們(men) 黨(dang) 曾多次要求糾正。例如，1948年10月20日，中央辦公廳規定：“凡需要辦理、回答的電報（文件），應將主要機關(guan) 放在主致位置，其他機關(guan) 放在並告位置，不要平排並列，以致主次不分，無人負責；如果需要幾個(ge) 機關(guan) 或幾個(ge) 人共同辦理回答，必須寫(xie) 明何事情何人辦理回答等。”1951年2月1日，中共中央指示：“不論報告、請示或指示的文電，如為(wei) 不但向著一人一機關(guan) ，而且有兼告他人他機關(guan) 之必要者，應於(yu) 寫(xie) 明主管的人或機關(guan) 之後，寫(xie) ‘並告’二字，再接寫(xie) 他人或他機關(guan) ，以明責任。”

主送機關(guan) 使用與(yu) 編排

　　主送機關(guan) 對公文負有“主要受理”之責，決(jue) 定了：（1）主送機關(guan) 須對公文所涉事項擁有相應權限。（2）主送機關(guan) 的標注要準確、恰當，符合行文規則和公文處理工作程序。（3）向上級機關(guan) 行文，原則上主送一個(ge) 上級機關(guan) 。

　　如果不符合上述要求，就會(hui) 導致這樣或那樣的問題。下麵，分別介紹一下主送機關(guan) 使用與(yu) 編排中的常見誤區。

　　（一）主送機關(guan) 使用中需要注意的6個(ge) 誤區

　　1.誤以為(wei) 所有文種都需標注主送機關(guan) 。公文一般需標注主送機關(guan) ，如通知、報告、請示、批複、議案、函等。但也有一些文種，如決(jue) 議、決(jue) 定、命令（令）、公報、公告、通告等，通常用於(yu) 大範圍宣布重要事項、重大決(jue) 策、法定事項，因此不必標注特定的主送機關(guan) 。

　　2.將同一公文更換主送機關(guan) 後重複發送。該情況主要見於(yu) 上行文。一些下級機關(guan) 出於(yu) 希望請示、報告得到更多上級機關(guan) 重視，或者不想把上級機關(guan) 標注為(wei) 抄送機關(guan) 、單獨報送顯得更為(wei) 尊重等考慮，會(hui) 將同一件公文更換主送機關(guan) 後重複報送給多個(ge) 上級機關(guan) 。例如：（1）將同樣內(nei) 容的公文，以縣委的名義(yi) 報送市委，同時以縣政府的名義(yi) 報送市政府。（2）以縣委的名義(yi) 報送市委，同時以縣紀委的名義(yi) 報送市紀委。

　　這種做法，可能導致同一件公文被不同上級機關(guan) 重複辦理，擾亂(luan) 上級機關(guan) 的公文處理秩序，甚至可能導致不同上級機關(guan) 的處理結果互相矛盾。正確的做法仍然是明確區分主送、抄送機關(guan) 。以上麵2種情況為(wei) 例，第1個(ge) 可以縣委、縣政府名義(yi) 報送市委、市政府；第2個(ge) 可以縣委名義(yi) 報送市委，同時抄送市紀委。

　　3.上行文、下行文的發文機關(guan) 與(yu) 主送機關(guan) 不是隸屬或領導、指導關(guan) 係。《條例》規定，行文關(guan) 係根據隸屬關(guan) 係和職權範圍確定。因此，上行文和下行文的發文機關(guan) 與(yu) 主送機關(guan) 之間必須是隸屬或領導、指導關(guan) 係。例如：（1）上級政府與(yu) 下級黨(dang) 委（黨(dang) 組）之間沒有隸屬關(guan) 係，因此不能以下級黨(dang) 委（黨(dang) 組）名義(yi) 向上級政府報送請示、報告。（2）上級黨(dang) 委、政府的部門與(yu) 下級黨(dang) 委、政府平級，因此不能以上級黨(dang) 委、政府的部門名義(yi) 向下級黨(dang) 委、政府發布指令性公文或在公文中提出指令性要求。

　　4.違規向上級機關(guan) 負責人報送公文。《條例》明確規定：“除上級機關(guan) 負責人直接交辦事項外，不得以本機關(guan) 名義(yi) 向上級機關(guan) 負責人報送公文，不得以本機關(guan) 負責人名義(yi) 向上級機關(guan) 報送公文。”這樣規定是因為(wei) ，上級機關(guan) 的辦公廳（室）收到公文後，要按程序辦理並研究提出意見，再逐級報領導批準。如果直接將公文報送上級機關(guan) 負責人，則可能會(hui) 繞過正常的公文處理工作程序，不利於(yu) 公文的集中、統一、規範辦理。例如：（1）對於(yu) 舉(ju) 辦會(hui) 議、活動的請示，辦公廳（室）要根據本機關(guan) 總體(ti) 工作安排和負責人日程安排，合理研究確定時間、出席人等，之後再報負責人批準。如果下級機關(guan) 直接將請示報上級機關(guan) 負責人批準，則可能會(hui) 造成時間安排等方麵的衝(chong) 突。（2）對於(yu) 涉及上級機關(guan) 多個(ge) 職能部門的請示，辦公廳（室）需先征求職能部門意見，再綜合各方麵意見提出處理建議。如果下級機關(guan) 直接將請示報上級機關(guan) 負責人批準，則可能會(hui) 造成相關(guan) 職能部門不知曉、意見無從(cong) 反饋等問題。

　　5.重複報送主送機關(guan) 負責人。一些機關(guan) 在向上級機關(guan) 報送公文時，生怕上級機關(guan) 負責人不能盡快、親(qin) 自看到，就同時主送上級機關(guan) 負責人，如縣政府主送“××市長並市政府”。還有的單位雖然沒有在主送機關(guan) 中並列標注上級機關(guan) 負責人，但在實際報送時卻發送給上級機關(guan) 負責人，或者在發送上級機關(guan) 辦公廳（室）的同時，單獨給上級機關(guan) 負責人報送1份。這些做法都是不正確的。給上級機關(guan) 的公文，經辦公廳（室）運轉後上級機關(guan) 負責人肯定會(hui) 看到，重複報送可能造成同一件公文重複處理，也加重了領導的閱文負擔。

　　6.將相互隸屬的單位並列為(wei) 主送機關(guan) 。例如，請示、報告主送“市委、市委宣傳(chuan) 部”就是錯誤的。因為(wei) 市委宣傳(chuan) 部是市委的工作部門，如果公文涉及其職責，市委自然會(hui) 向市委宣傳(chuan) 部交辦，因而不必在主送機關(guan) 中列出。如果確實有必要讓市委宣傳(chuan) 部執行或者知曉公文內(nei) 容，可以將其列為(wei) 抄送機關(guan) 。

　　（二）主送機關(guan) 的編排規則及典型錯情

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定：主送機關(guan) 編排於(yu) 標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最後一個(ge) 機關(guan) 名稱後標全角冒號。如主送機關(guan) 名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guan) 名稱移至版記。

　　實際工作中，主送機關(guan) 編排方麵的典型錯情主要有以下4種。

　　1.主送機關(guan) 稱謂不規範。《條例》規定，主送機關(guan) “應當使用機關(guan) 全稱、規範化簡稱或者同類型機關(guan) 統稱”。需要注意的是：（1）主送機關(guan) 隻有一個(ge) 或幾個(ge) 單位的，應當一一列明機關(guan) 全稱或規範化簡稱。（2）普發性公文的主送機關(guan) ，應當使用同類型機關(guan) 的統稱，並做到規範、穩定。例如：“自治區黨(dang) 委各部委，自治區各委、辦、廳、局”“各地（州、市），縣（市、區），鄉(xiang) （鎮、街道）”，等等。（3）如果主送機關(guan) 較多，而且同屬某類機關(guan) ，但不是該類機關(guan) 的全部的，可以使用“有關(guan) ”統一指代。例如：“市直有關(guan) 部門”“有關(guan) 縣（市、區）黨(dang) 委”，等等。

　　2.主送機關(guan) 排序不規範。如果有多個(ge) 主送機關(guan) ，則應當按照規範順序編排。其中，主送單位的，應當按照單位排序編排；特殊情況下主送機關(guan) 負責人的，應當按照禮賓排序編排。

　　3.主送機關(guan) 名稱之間使用標點符號不規範。主送多個(ge) 機關(guan) 的，各主送機關(guan) 名稱之間應當規範使用標點符號進行分隔，以明晰其相互關(guan) 係和層次。其中，同級同類主送機關(guan) 名稱之間用頓號，同級不同類主送機關(guan) 名稱之間用逗號，最後一個(ge) 主送機關(guan) 名稱之後標注全角冒號。例如：“各市人力資源社會(hui) 保障局，省廳各處室、直屬單位：”。一些公文在同級同類主送機關(guan) 名稱之間用逗號，在同級不同類主送機關(guan) 名稱之間用分號，最後一個(ge) 主送機關(guan) 名稱之後用句號或者不加標點符號，這些都是錯誤的。

　　4.主送機關(guan) 名稱過多導致首頁不出現正文。為(wei) 了保證公文的嚴(yan) 肅性、真實性，防止偽(wei) 造公文，公文的首頁必須顯示正文。如果主送機關(guan) 名稱過多，就可能出現把正文擠出首頁的情況。這種情況下，應當將主送機關(guan) 名稱移至版記。

抄送機關(guan) 使用與(yu) 編排

　　《條例》在“行文規則”一章中列舉(ju) 了一些需要抄送的情況：（1）特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關(guan) 。（2）向上級機關(guan) 行文，原則上主送一個(ge) 上級機關(guan) ，根據需要同時抄送相關(guan) 上級機關(guan) 和同級機關(guan) ，不抄送下級機關(guan) 。（3）受雙重領導的機關(guan) 向一個(ge) 上級機關(guan) 行文，必要時抄送另一個(ge) 上級機關(guan) 。（4）向下級機關(guan) 行文，主送受理機關(guan) ，根據需要抄送相關(guan) 機關(guan) 。重要行文應當同時抄送發文機關(guan) 的直接上級機關(guan) 。（5）上級機關(guan) 向受雙重領導的下級機關(guan) 行文，必要時抄送該下級機關(guan) 的另一個(ge) 上級機關(guan) 。

　　可見，抄送機關(guan) 是除主送機關(guan) 外，與(yu) 公文所涉事項緊密相關(guan) ，需要執行或者知曉公文內(nei) 容的其他機關(guan) ，可以是上級、平級、下級或不相隸屬機關(guan) 。下麵，分別介紹一下抄送機關(guan) 使用與(yu) 編排中的常見誤區。

　　（一）抄送機關(guan) 使用中需要注意的4個(ge) 誤區

　　1.上行文抄送下級機關(guan) 。根據《條例》規定，向下級機關(guan) 的重要行文應當同時抄送發文機關(guan) 的直接上級機關(guan) ，以便上級機關(guan) 及時掌握工作動態。但是，向上級機關(guan) 行文，卻不能抄送下級機關(guan) 。這是因為(wei) ，上行文所涉事項尚處於(yu) 未定狀態，上級機關(guan) 可能對請示不予批準，也可能對報告提出不同意見。如果把上行文抄送下級機關(guan) ，可能會(hui) 讓下級機關(guan) 誤以為(wei) 相關(guan) 事項已經確定，進而導致錯誤的執行。

　　2.抄送主送機關(guan) 負責人。作為(wei) 主送機關(guan) 的相關(guan) 負責人，肯定會(hui) 看到公文。為(wei) 了避免重複送閱，不必再抄送其1份。例如，縣政府向市政府報送請示、報告，就不能再抄送市長、副市長。

　　3.抄送機關(guan) 過多。一些機關(guan) 在確定抄送機關(guan) 時奉行“廣撒網”的原則，特別是對於(yu) 上級機關(guan) ，不管公文重要不重要、與(yu) 上級機關(guan) 有沒有關(guan) 係，都“習(xi) 慣性”地抄送。殊不知，把文件抄送給無關(guan) 機關(guan) ，不僅(jin) 會(hui) 造成浪費，而且會(hui) 使抄送機關(guan) “莫名其妙”，增加其工作負擔，無謂擴大知悉範圍，甚至造成泄密。因此，抄送機關(guan) 應當嚴(yan) 格根據工作需要和保密要求確定，既不能錯抄或漏抄，也不能隨意加抄。

　　4.把公文發給主送機關(guan) 、抄送機關(guan) 以外的機關(guan) 。一些機關(guan) 會(hui) 把公文發送給在主送機關(guan) 、抄送機關(guan) 中都沒有標注的機關(guan) ，造成對方“丈二和尚摸不著頭腦”。因此，如果確實需要抄送對方，就明確標注為(wei) 抄送機關(guan) ，不然就不要發送。

　　（二）抄送機關(guan) 的編排規則及典型錯情

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》國家標準規定：（1）如有抄送機關(guan) ，一般用4號仿宋體(ti) 字，在印發機關(guan) 和印發日期之上一行、左右各空一字編排。（2）“抄送”二字後加全角冒號和抄送機關(guan) 名稱，回行時與(yu) 冒號後的首字對齊，最後一個(ge) 抄送機關(guan) 名稱後標句號。（3）如需把主送機關(guan) 移至版記，除將“抄送”二字改為(wei) “主送”外，編排方法同抄送機關(guan) 。（4）既有主送機關(guan) 又有抄送機關(guan) 時，應當將主送機關(guan) 置於(yu) 抄送機關(guan) 之上一行，之間不加分隔線。

　　實際工作中，抄送機關(guan) 編排方麵的典型錯情主要有以下7種。

　　1.抄送機關(guan) 的稱謂不規範。抄送機關(guan) 也“應當使用機關(guan) 全稱、規範化簡稱或者同類型機關(guan) 統稱”，相關(guan) 要求與(yu) 對主送機關(guan) 稱謂的要求相同。

　　2.抄送機關(guan) 排序不規範。抄送機關(guan) 應當按照上下級關(guan) 係和機關(guan) 性質排序：（1）對於(yu) 不同級別的機關(guan) ，按照上級、平級、下級的順序排列。過去那種對上級、平級、下級分列“抄報”“抄送”“抄發”的做法已經不再使用了。但實踐中，發文機關(guan) 為(wei) 了體(ti) 現對上級機關(guan) 的尊重，往往對上級機關(guan) 使用“抄報”字樣，這樣其實是不妥的。（2）對於(yu) 同級別的機關(guan) ，按照黨(dang) 、政、軍(jun) 、群的順序排列。（3）在“黨(dang) 、政”中，一般按照地方黨(dang) 委、政府在前，黨(dang) 委、政府直屬機關(guan) 在後的順序排列。

　　3.將發文機關(guan) 的人員或部門作為(wei) 抄送機關(guan) 。發文機關(guan) 內(nei) 部的人員和部門怎麽(me) 發送，是發文機關(guan) 的內(nei) 部事務，不應體(ti) 現在公文中。

　　4.抄送機關(guan) 名稱之間使用標點符號不規範。抄送多個(ge) 機關(guan) 的，同級同類抄送機關(guan) 名稱之間使用頓號；同級不同類抄送機關(guan) 名稱之間，以及不同級抄送機關(guan) 名稱之間使用逗號；最後一個(ge) 抄送機關(guan) 名稱之後應當標注句號，以表示結束。實踐中，常有最後一個(ge) 抄送機關(guan) 名稱之後不加標點符號的情況，是錯誤的。

　　5.版記字號有誤。與(yu) 正文文字一般使用3號仿宋體(ti) 字不同，版記部分的文字，包括抄送機關(guan) 、印發機關(guan) 和印發日期在內(nei) ，一般使用4號仿宋體(ti) 字。

　　6.版記左右空字不規範。公文版記部分的文字，包括抄送機關(guan) ，以及印發機關(guan) 和印發日期在內(nei) ，編排時均應左右各空一字。實踐中，一些公文的抄送機關(guan) 居左頂格，或者左空二字編排，又或者回行時沒有右空一字，等等，都是不規範的。

　　7.抄送機關(guan) 回行對齊不規範。“抄送”二字後加全角冒號和抄送機關(guan) 名稱，抄送機關(guan) 名稱回行時應當與(yu) 冒號後的首字，即抄送機關(guan) 名稱的首字對齊。實踐中，一些抄送機關(guan) 名稱回行時頂格或與(yu) “抄送”的“抄”字對齊，都是不規範的。

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