公文辦理工作有著聯係上下內(nei) 外、服務保障運轉的“樞紐”作用。各地方、各部門辦公廳(室)麵對新冠肺炎疫情防控新形勢,優(you) 化公文辦理流程,強化安全保障措施,力爭(zheng) 提供優(you) 質服務,確保政令高效暢通。
我們(men) 整理了部分辦公廳(室)在疫情防控中辦理公文的舉(ju) 措做法,與(yu) 大家分享。
廣西壯族自治區黨(dang) 委辦公廳文電處:
在“快準實”上下功夫
提供優(you) 質高效文電服務
新冠肺炎疫情發生以來,辦公廳嚴(yan) 格按照“科學、精準、有序、高效”要求,全力提供優(you) 質高效文電服務。具體(ti) 著眼於(yu) 三個(ge) 方麵。
“快”,提高運轉效率。第一時間啟動應急預案,組建辦文、機要、收發、檔案、文印小組,實行全員24小時輪班、AB崗工作製度。第一時間辦理習(xi) 近平總書(shu) 記關(guan) 於(yu) 疫情防控工作的重要講話和指示批示,確保黨(dang) 中央係列重要部署及時傳(chuan) 達到基層。迅速啟用自治區黨(dang) 政機關(guan) 電子公文傳(chuan) 輸與(yu) 處理係統,與(yu) 各設區市和自治區170多個(ge) 部門實現網絡雙向公文傳(chuan) 輸,減少人員交叉感染風險,縮短公文流轉時間。在辦文係統新增新冠肺炎疫情防控數據登記錄入端口,開通疫情文電辦理快速通道。建立文電掛件督辦製度,對疫情文電優(you) 先辦理、即到即辦,提高收文、審核、送審、反饋環節運轉效率,使用辦公廳非密業(ye) 務辦公平台及時向有關(guan) 單位發送提醒短信,保證全區疫情防控指令上傳(chuan) 下達暢通高效。
“準”,提高保障水平。突出點對點服務,主動對接、靠前服務,特別是協調做好自治區疫情防控指揮部通信保障,架起自治區黨(dang) 委和指揮部之間的“橋梁”,確保疫情文電優(you) 質高效、快捷安全傳(chuan) 遞和運轉。突出精準參謀,對自治區黨(dang) 委領導有關(guan) 疫情文電的批示進行認真研究,緊跟領導工作思路,提高擬辦意見精準度,對疫情文電第一時間與(yu) 指揮部及相關(guan) 單位充分交換溝通意見,精準研究提出擬辦意見。突出精準傳(chuan) 達,創建領導批示通報《新冠肺炎疫情防控專(zhuan) 刊》,及時通報領導批示,共編輯23期,印發各相關(guan) 方麵推動落實,對領導關(guan) 注事項建立台賬,密切跟進、及時反饋,形成抓落實工作閉環。
“實”,提高服務效能。實行雙人推校、多人輪校模式,嚴(yan) 把政治關(guan) 、政策關(guan) 、文字關(guan) 、數據關(guan) 、格式關(guan) ,對存在問題的件及時與(yu) 來文單位溝通修改完善。健全完善“兩(liang) 辦”協同高效辦文工作機製,強化溝通聯絡、會(hui) 商聯審,用製度機製堵漏洞、提效能、強質量。加強疫情防控、複工複產(chan) 中發文統籌管理,采取源頭把控、前置審核等措施,嚴(yan) 格發文依據、發文規格,探索合並發文,精簡向下發文、向上報文報表數量。建立全過程、全鏈條動態跟蹤機製,實時監測公文簽批狀態和流向,做到動態可控、流向明晰、數據可查。做好文件收集整理,係統、完整地保存疫情防控工作資料,做到有檔可查、歸檔備查。
貴州省委辦公廳文書(shu) 處:
迅速反應預案式推進
協同作戰無縫化銜接
大年初二,文書(shu) 處立即調整值班計劃,全處人員從(cong) 假期模式迅速轉變為(wei) “戰備”模式,以“戰時”狀態投入工作,24小時隨叫隨到,確保習(xi) 近平總書(shu) 記關(guan) 於(yu) 疫情防控的重要指示批示第一時間接收辦理,確保黨(dang) 中央及中央應對疫情工作領導小組重要決(jue) 策部署第一時間接收辦理,確保省委關(guan) 於(yu) 疫情防控工作的指令第一時間通過公文渠道發送全省。
疫情防控工作開展以來,公文來文渠道多、內(nei) 容雜、時效性要求不盡相同,結合實際情況,及時總結前期經驗,製定抗疫公文快速運轉預案。預案根據“四象限工作法”,將相關(guan) 公文分為(wei) “重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急”四類,從(cong) 高到低進行優(you) 先度劃分,明確辦理時限並分類處理。同時,結合省疫情防控工作領導小組各工作組職責分工,分類製定擬辦意見送簽模板,迅速將中央和省委關(guan) 於(yu) 疫情防控各方麵要求精準送達各工作組組長和牽頭單位,確保疫情防控公文運轉忙而不亂(luan) 、忙中有序。
省委發出《關(guan) 於(yu) 深入貫徹落實習(xi) 近平總書(shu) 記重要指示精神堅決(jue) 打贏新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控阻擊戰的緊急通知》後,與(yu) 各市(州)黨(dang) 辦及疫情防治高度相關(guan) 的省直部門對接溝通,按照重大事項必須請示報告的要求,實行疫情防治情況日報告製度。將各地各部門日報告情況審核挑選匯編成冊(ce) ,每晚8點前線下線上同步報送領導參閱,便於(yu) 領導第一時間了解掌握全局情況。
在疫情防控相關(guan) 公文運轉工作中,保持與(yu) 省委辦公廳會(hui) 議服務處室的信息共享,確保省委第一時間學習(xi) 貫徹落實習(xi) 近平總書(shu) 記重要指示批示和中央決(jue) 策部署;與(yu) 省疫情防控工作領導小組辦公室、省政府辦公廳及省衛生健康部門建立熱線聯係,在辦理中央文件和領導批示時充分溝通,確保擬辦意見簡明精確、參謀到位。
北京市密雲(yun) 區委辦公室:
精細對待每個(ge) 環節
特殊情況特殊辦理
疫情防控中各項工作不同以往,須在各個(ge) 環節重新加以考慮,精細化服務必不可少,很多經驗也對今後工作有所啟示。
收文環節推行無接觸式辦理,考慮到上級來文已基本實現電子化,所以針對區內(nei) 各單位來文,在區委辦公樓一層大廳進行交接,外來人員需測溫、登記,辦公室安排專(zhuan) 人取文。辦理時更加注意精細服務,對傳(chuan) 閱文件夾等用品做好消毒,特別是對疫情類文件、簡報等要單獨分組,把涉及本區工作的,用記號筆、標簽紙標識,第一時間將疫情相關(guan) 信息送到領導手中,更好服務領導決(jue) 策。
發文環節采取“電子+紙質”綜合運用的方式,一方麵,基於(yu) 黨(dang) 委信息化係統建立覆蓋全區主要二級班子單位的電子公文傳(chuan) 輸係統,對能使用電子公文傳(chuan) 輸流轉的文件盡量不采用紙質件辦理;另一方麵,對其他單位也和收文一樣,設立專(zhuan) 門取文登記台,實施各單位錯時分流取文,劃定排隊“一米線”,實現無接觸。同時,對公文處理使用的所有計算機、存儲(chu) 介質和資料等進行保密排查,杜絕失泄密事件發生。
疫情防控期間特事急事多,可采取特事特辦、急事急辦的辦法。以印發密雲(yun) 區疫情防控工作領導小組成員及職責分工一文為(wei) 例,2020年1月21日北京市召開會(hui) 議部署疫情防控工作後,密雲(yun) 區迅速成立領導小組,區委辦公室特事特辦,加強發文統籌協調,當夜催促相關(guan) 部門完成初稿並報領導初步審核,協調區政府辦公室一並辦理,共同核稿簽字後,次日上午呈送區委、區政府領導會(hui) 簽,半天時間完成會(hui) 簽、校對並通過電子公文傳(chuan) 輸係統分發、送印,確保全區各單位22日當天全部接收。
廣東(dong) 省鐵路建設投資集團辦公室:
來文建台賬抓要點
發文重實際減負擔
統籌做好疫情防控和複工複產(chan) 工作期間,企業(ye) 的文電辦理承擔著指令傳(chuan) 達、調度指揮、數據核查、信息溝通等職責。
辦公室首先根據來文情況,分類建立台賬,區分上級、地市、本級和基層四類,比如,“上級”包括疫情防控指揮部及發改、交通、應急、安全生產(chan) 等管理部門,“地市”為(wei) 鐵路項目所在地,這樣重點更加突出,便於(yu) 分類辦理。台賬由專(zhuan) 人負責更新,整理要素包括來文(發文)單位、標題、文號、日期、辦理時限、工作要求及領導批示等,對重要文件及時標注。
辦理中,辦公室不簡單追求文件傳(chuan) 達的速度,而是側(ce) 重提出具體(ti) 貫徹意見措施,並對來文來電分為(wei) “辦件”和“閱件”。“辦件”明確牽頭領導、辦理部門、時限,“閱件”則明確閱知範圍。特別是對重要文電,及時進行督辦,形成“集團領導明確—牽頭領導負責—主辦部門落實—辦公室督辦—限時辦結銷號”的工作閉環。
發文則堅持發管用的文。其中,上行文側(ce) 重報告重要事項或請求支持;平行文側(ce) 重協調解決(jue) 問題,比如,由集團向項目所在地發文,協調解決(jue) 砂石、水泥、鋼筋等建設用料短缺問題,幫助項目排憂解難;下行文側(ce) 重指導、支持基層工作,比如,調研了解到基層單位項目工地采取社區化管理、每工種3至5人最小作業(ye) 單元管理等有效做法,通過發文通報全麵推廣。
集團基層單位較多,辦公室及時明確基層單位報文範圍和時限等必報事項,不隨意增加要求。對需要向基層傳(chuan) 達的文件,采取若幹同類文件綜合傳(chuan) 達的方式。同時,集團每天也需要向上級單位報送各類信息,對此,辦公室整合各類報表,“多表合一”供基層單位填報,待收回後再拆解報出,有效減少基層負擔。
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