把會開短，會務服務怎麽做？

　　把會(hui) 開短是真功夫，是會(hui) 務組織者和全體(ti) 與(yu) 會(hui) 人員工作作風、業(ye) 務能力的體(ti) 現。從(cong) 會(hui) 務組織服務角度來看，如何控製好會(hui) 議時間，把會(hui) 議開得有秩序、有氛圍、有效率，是需要我們(men) 認真研究總結的。會(hui) 議種類多種多樣，會(hui) 議規模有大有小，對控製時間的要求各有不同，隻有精益求精地搞好會(hui) 務服務，才能確保會(hui) 議優(you) 質高效。

　　優(you) 化會(hui) 議方案控時間

　　會(hui) 議方案是組織籌備會(hui) 議的總遵循，是從(cong) 源頭把控會(hui) 議時間的重要依據。

　　一是精心設計會(hui) 議方案。根據議題的重要性和議題之間的連貫性，科學合理確定會(hui) 議議程，分配議題時間、明確時間節點，保障會(hui) 議運轉高效順暢。

　　二是協助領導選定議題。要根據會(hui) 議性質和議題輕重緩急，向領導建議較為(wei) 合適的議題數量，防止因議題數量過多而導致固定時間內(nei) 討論不充分或會(hui) 議時間被延長。比如，征求意見座談會(hui) 一般應一會(hui) 一題，研究具體(ti) 事項的會(hui) 議一般應控製在五項議題內(nei) 。要與(yu) 議題承辦部門充分溝通，共同做好上會(hui) 議題有關(guan) 準備工作，對醞釀不成熟、準備不充分的議題，及時建議領導推遲上會(hui) 。

　　三是製定重點環節分項方案。會(hui) 議的重點、複雜環節要準備細致，詳細製定運行流程。比如會(hui) 中轉換議題、頒獎等，涉及人員轉場、會(hui) 場布置等，從(cong) 人員排序站位、移動路線，到服務人員進場時機、會(hui) 場布置方式、所需時間等各環節要事先明確，做到變而有序、快而不亂(luan) 。

　　作好會(hui) 前準備保時間

　　會(hui) 務工作人員要不怕“多此一舉(ju) ”，多想一想、多看一看、多練一練。

　　一是做好會(hui) 議演練。會(hui) 前演練有利於(yu) 會(hui) 務工作者發現問題、查堵漏洞、熟悉流程，是確保會(hui) 議流暢運轉的有效措施。比如有選舉(ju) 事項的大會(hui) ，就需要會(hui) 前召集選舉(ju) 會(hui) 議主持人和所有涉及選舉(ju) 任務的工作人員舉(ju) 行演練，特別是對選票收發、投票、計票等關(guan) 鍵環節，應反複演練、調整完善，確定最合理、最高效的運行方案，保障選舉(ju) 順利進行。

　　二是做好材料把關(guan) 。要根據方案嚴(yan) 控匯報、發言的材料篇幅，會(hui) 前嚴(yan) 格把關(guan) ，並要求發言時開門見山、直奔主題；對需在會(hui) 上審議的文件材料，會(hui) 前要充分征求有關(guan) 領導、部門意見，認真修改完善，確保上會(hui) 材料質量。

　　三是做好會(hui) 場布置。要製作會(hui) 場座位圖，合理安排匯報人座席，使其盡可能靠近匯報席。提前檢查匯報席設置、名簽順序是否正確，會(hui) 議材料是否齊全完整，主持詞、領導講話稿是否預留等，並確認音響、視頻、話筒等是否正常，防止“小事上翻船”，影響會(hui) 議進程，拖延會(hui) 議時間。

　　四是明確會(hui) 務責任。要細化會(hui) 議籌備任務分工，明確任務和責任人，確保每項工作有人負責，特殊情況有人處理。大型會(hui) 議更是要與(yu) 保密、交通、供電等有關(guan) 部門溝通協調，確保萬(wan) 無一失。

　　注重會(hui) 議引導省時間

　　及時準確的提醒引導，對於(yu) 議題緊湊銜接、節省會(hui) 議時間十分關(guan) 鍵。

　　一是做好會(hui) 前提醒。會(hui) 前十分鍾要提醒尚未到會(hui) 場的參會(hui) 人員，尤其是有關(guan) 領導和議題匯報、發言人；組織參會(hui) 人員進場就座，維持良好的會(hui) 場秩序，確保會(hui) 議準時召開。

　　二是告知會(hui) 議進程。要準確告知候會(hui) 人員議題轉換、入場準備、注意事項等重要信息，提醒其及時做好參會(hui) 準備工作，必要時引領下一議題匯報人提前進場候會(hui) 。

　　三是創新引導手段。要發揮信息化優(you) 勢，強化入場組織、議題銜接等工作的精細化管理。比如，黨(dang) 委常委會(hui) 會(hui) 議一般議題多、列席人員多，易出現入場時間長、進出秩序亂(luan) 等銜接不順暢的情況，可使用候會(hui) 電子顯示係統，會(hui) 務人員按會(hui) 議議程操作電腦，在候會(hui) 室、走廊等處顯示、播報“××議題即將開始”“××議題正在進行”“××單位作好準備”等提示信息，提高效率。

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