公文中的附件和主送機關 您用對了嗎？

　　基層秘書(shu) 工作者，在公文處理中常遇到以下問題：

　　在印發、批轉、轉發公文時，對正文和附件區分不清。如，某文件標題為(wei) 《關(guan) 於(yu) 轉發×××文的通知》，正文中將“×××文”作為(wei) 附件標注編排。又如，將多個(ge) 部門、單位就某一事情已發的會(hui) 議紀要、工作報告，作為(wei) 文件的附件再次印發，造成本級文件重複發文。

　　在行文前，不能準確擬定主送機關(guan) 。如，黨(dang) 委授權辦公室向下行文時，主送機關(guan) 擬定為(wei) “市委各部委辦局，各縣（市、區）委辦公室”。又如，某單位在內(nei) 部行文時，將主送機關(guan) 擬定為(wei) “各直屬單位，本單位各科室”。

　　怎樣做才準確規範？

　　關(guan) 於(yu) 附件

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文處理工作條例》規定，附件是公文正文的說明、補充或者參考資料；正文是公文的主體(ti) ，用來表述公文的內(nei) 容。

　　從(cong) 上述規定可以看出，附件和正文有著嚴(yan) 格的界限。實踐中，我們(men) 需要重點把握以下幾點：

　　一是分清正文和附件。印發、轉發、批轉公文時，需要使用通知文種。印發類通知主要用於(yu) 印發本機關(guan) 擬製的、不能單獨行文的公文；轉發類通知主要用於(yu) 轉發上級機關(guan) 、同級機關(guan) 和不相隸屬機關(guan) 的公文；批轉類通知主要用於(yu) 上級機關(guan) 批準、轉發下級機關(guan) 的公文。

　　由此可見，所印發、轉發、批轉件與(yu) 印發、轉發、批轉通知共同組成一份公文，應該作為(wei) 主件而不是附件。

　　在正文中已經寫(xie) 明報送、上報等內(nei) 容的文件，且已在標題中說明，無需作附件標注。比如《×××廳關(guan) 於(yu) 報送2015年工作總結的報告》，不能將2015年工作總結作為(wei) 附件。

　　二是規範標注附件說明。附件說明是公文附件的順序號和名稱。

　　在具體(ti) 操作中，會(hui) 出現不規範標注的情況。如某縣黨(dang) 委發文時，在附件說明處標注“附件隨後”“附件3份”“附件列後”等，還有的文件在公文正文中寫(xie) 有“（附件附後）”，這些都是不規範的。《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》規定，如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，後標全角冒號和附件名稱。如有多個(ge) 附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與(yu) 上一行附件名稱首字對齊。

　　三是著力減少發文、轉變文風。精簡文件，不但要嚴(yan) 格控製發文數量，也要嚴(yan) 格控製文件篇幅。因此，在審核公文時，要注意文件篇幅過長、重複發文等現象，恪守把關(guan) 之責，敢於(yu) 提出審核意見。

　　開頭問題中提到，“將已發的專(zhuan) 題會(hui) 議紀要、工作報告，作為(wei) 文件的附件再次印發”。筆者認為(wei) ，為(wei) 了精簡文件，同時也便於(yu) 收文單位更好地理解、貫徹文件，對已發文件，如有必要，可以在文件中適當引用強調，重申要求，不要再作為(wei) 附件一印了之。

　　關(guan) 於(yu) 主送機關(guan)

　　《黨(dang) 政機關(guan) 公文處理工作條例》規定，主送機關(guan) 是公文的主要受理機關(guan) ，應當使用機關(guan) 全稱、規範化簡稱或者同類型機關(guan) 統稱。

　　向上級機關(guan) 的行文，原則上主送一個(ge) 機關(guan) 。向下級機關(guan) 的行文，主送需要貫徹執行、辦理公文和應當知曉公文內(nei) 容的機關(guan) 。普發性公文的主送機關(guan) 應保持相對穩定性，一般不能隨意變動。

　　要準確把握和標注主送機關(guan) ，需要注意以下幾方麵：

　　一是選準主送對象。主送機關(guan) 的確定，離不開行文關(guan) 係。區分領導關(guan) 係、指導關(guan) 係、管理關(guan) 係、協作關(guan) 係等之後，才能根據隸屬關(guan) 係和職權範圍確定行文的方向，然後再定向什麽(me) 機關(guan) 、單位主送。

　　比如，黨(dang) 委、政府的部門在各自職權範圍內(nei) 可以向下級黨(dang) 委、政府的相關(guan) 部門行文，也可以依據職權相互行文。前者是指導關(guan) 係，可以向其發文部署工作任務，後者就是不相隸屬關(guan) 係，可以相互發布、傳(chuan) 達要求周知或者執行的事項。

　　再如，受雙重領導的機關(guan) 向一個(ge) 上級機關(guan) 行文，隻能主送一個(ge) ，視情況可抄送另外一個(ge) ，不能同時主送兩(liang) 個(ge) 。

　　二是規範名稱表述。主送機關(guan) 常見的標注形式有：

　　全稱。如“XX省人民政府”，就是全稱。隻要主送機關(guan) 名稱不是很長，一般采用全稱。

　　規範化簡稱。比如，XX省工業(ye) 和信息化委員會(hui) ，規範簡稱是“XX省工業(ye) 和信息化委”或“省工業(ye) 和信息化委”，而不是“XX省工信委”或“省工信委”。

　　統稱。即同級或者同類型機關(guan) 概括性的總稱，一般用於(yu) 下行文。工作中，較常見的是主送給同一級的各單位，如，各省（自治區、直轄市）黨(dang) 委，中央各部委等。

　　主送機關(guan) 的順序一般按照重要程度排列。我們(men) 一般按照先外後內(nei) 、黨(dang) 政軍(jun) 群的順序排列，通常是同類型機關(guan) 內(nei) 同級機關(guan) 之間用頓號分隔，不同類型機關(guan) 之間用逗號分隔。

　　開頭問題中所指的辦公室經黨(dang) 委授權向下級行文，建議改為(wei) “各縣（市、區）黨(dang) 委，市委各部委，市直機關(guan) 各單位黨(dang) 組，各人民團體(ti) 黨(dang) 組”。

　　開頭問題中所指的單位內(nei) 部行文問題，主送機關(guan) 可以規範為(wei) “機關(guan) 各科室，各直屬單位”，做到分類明晰、使用一致即可。

　　三是掌握特殊情況。有的無須標注主送機關(guan) 。一些文種，比如，決(jue) 議、命令（令）、公告、通告、公報、紀要，通常是不需要標注主送機關(guan) 的，決(jue) 定、意見可以標也可以不標（黨(dang) 的機關(guan) 公文一般不標）。有些無主送機關(guan) 的公文，一般要確定印發傳(chuan) 達範圍，比如，公開發布、發至縣級等。

　　有的主送機關(guan) 標注較靈活，比如，有的公文發至特定範圍或部分單位，可以隻標注需要受文的機關(guan) 、單位。隻主送一個(ge) 或者幾個(ge) 單位的，應將單位名稱一一列出。主送部分同類同級單位的，比如，市委有關(guan) 部委、市直機關(guan) 有關(guan) 單位等，要在附件標出具體(ti) 單位，或是提供受文單位名單。

　　有的主送機關(guan) 較多。《黨(dang) 政機關(guan) 公文格式》規定，主送機關(guan) 名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關(guan) 名稱移至版記。既有主送機關(guan) 又有抄送機關(guan) 時，應當將主送機關(guan) 置於(yu) 抄送機關(guan) 的上一行，之間不加分割線。

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