重大活動怎麽籌備組織？

　　重大活動的籌備組織是一項係統工程，其環節煩瑣複雜，容易出現疏漏。結合多年的工作實踐，我們(men) 體(ti) 會(hui) ，不斷提高重大活動的組織水平，需要把握好籌劃、實施、總結幾個(ge) 環節。

善籌劃

　　對於(yu) 重大活動組織而言，籌備階段最為(wei) 重要，工作量也最大。一般而言，籌劃階段分三步：

　　建立指揮體(ti) 係。接到一項重大活動任務，首先要明確指揮體(ti) 係，也就是通常所說的籌委會(hui) ，這是整個(ge) 活動的總協調、總指揮機構（以下稱“指揮部”）。所有信息都要匯總到指揮部，所有指令也必須由指揮部發出。指揮部負責明確活動的主題和目的、確定議程、製定預案、明確責任分工、協調落實等。根據活動內(nei) 容的不同，還應設置綜合協調、文書(shu) 材料、現場布置、安全保衛、後勤保障等相關(guan) 工作組（或確定相應任務的責任單位、責任人）。整個(ge) 活動的開展要依靠這個(ge) 指揮部來推動和督促落實。

　　擬定活動預案。預案內(nei) 容要涵蓋活動的全過程，從(cong) 接待來賓或是活動報到開始，直至活動結束，並將參加人員全部送離。基本要素包括時間、地點、參加人員、車輛安排、食宿安排、活動議程、主席台座位圖或站位圖、責任分工、保障單位等，必要時，還要對衛生防疫、安全保衛、交通保障、電力供應等作出安排。有統一活動內(nei) 容的還要擬定乘車安排和行車路線。特別要注意明確每個(ge) 環節的相關(guan) 任務、責任人和聯係方式。

　　總之，各方信息、想到的所有問題和細節、有關(guan) 部門和人員的具體(ti) 職責等，都應該匯總到預案中，並根據“5W1H”確定最佳預案，即為(wei) 什麽(me) 製定該措施（Why）、達到什麽(me) 目標（What）、在何處執行（Where）、由誰負責完成（Who）、什麽(me) 時間完成（When）、如何完成（How）。之後，召集各有關(guan) 部門進行討論，調整和完善方案，並進一步明確活動中每個(ge) 環節的責任單位、責任人和具體(ti) 職責。一份好的預案，既能提綱挈領，又能查漏補缺。

　　進行實地演練。實地演練可以印證和完善預案。通過長期的工作實踐，我們(men) 體(ti) 會(hui) ，以下幾個(ge) 關(guan) 鍵點需要格外注意：

　　1. 主席台人員的範圍和排序。首先確定主席台人員的範圍，然後確定人員排序。人員範圍可遵循以下原則：一是注意主席台（或簽約台）的容量；二是盡量保證有任務的人員上台；三是注意平衡，突出代表性，兼顧參會(hui) 各方需要。主席台人員一般按級別排序，如果涉及層麵多、背景複雜，可以先對照行政職級排序；沒有相應職級的，可以查找以往慣例；無慣例可查的，可以按照有關(guan) 人員在活動中擔任角色的重要性來排。另外，同級或是職級接近的情況下，應該考慮把上級單位、受邀來賓往前排。有時來賓個(ge) 人級別雖然不高，但他是代表所在部門參加活動，也要酌情往前排。確定順序前要和有關(guan) 各方充分溝通，盡量避免爭(zheng) 議。

　　2. 話筒和音響的檢查。首先要避免話筒、音響不響或亂(luan) 響。除了注意檢測線路，還要有專(zhuan) 人負責音響，音響師也要全程在崗。其次要注意話筒的分配和調整。話筒數量不足時，一般先保證有講話任務的領導。另外，一定要在活動前將主持詞內(nei) 議程、參加領導等有關(guan) 內(nei) 容進行再確認。再次要檢查話筒的位置。發言席、主持席等要布置合理，注意發言台和上麵擺放的物品不要遮擋發言人。

　　3. 有關(guan) 材料的檢查。對於(yu) 主持詞、發言稿或講話稿等材料，由於(yu) 修改的次數可能比較多，必須安排專(zhuan) 人審核和發放。對於(yu) 材料中涉及來賓和議程的部分，在活動開始前一定要進行最終審核和確認。

重實施

　　再完美的籌備也要在實施中實現，準備的時候可以反複演練、反複試驗，有錯還可以改，但實施是“一錘子買(mai) 賣”，成敗立現，不容重來。這個(ge) 階段的關(guan) 鍵就是控製，使整個(ge) 活動盡量按活動預案進行。

　　信息溝通到位，保證步調一致。預案中的每個(ge) 環節、每項安排，都要保證該知道的人知道，特別重要的事項必須直接通知本人，並安排專(zhuan) 人負責到底。比如在活動中有主持、講話、致辭、啟動等任務的人員，應安排專(zhuan) 人提前與(yu) 本人聯係，並告知有關(guan) 情況，有變化時更要及時告知。活動現場要安排專(zhuan) 人負責引導登台、站位等。另外，如果有統一安排，出發、就餐、活動的時間地點等都要注意通知到每個(ge) 人，即使是印製在活動手冊(ce) 上，也要有專(zhuan) 人負責提醒。對於(yu) 在主席台或前排就坐的重要來賓更要重點關(guan) 注，確保活動期間隨時聯係得上。

　　掌握好時間節點，做到心中有數。對主持詞、每位領導的講話稿等有關(guan) 材料都要熟悉掌握，對活動進程更要做到心中有底，比如每項議程大概多長時間、議程之間怎麽(me) 銜接等，都需要了然於(yu) 心，這樣才能適時對下一議程進行提醒並做好準備，確保活動順暢進行。

　　隨時掌握情況，確保應急預案及時啟動。活動期間要隨時掌握活動進程、後勤保障、安全保衛等相關(guan) 的動態情況，並作出分析，及時應對，必要時迅速啟動應急預案。

勤總結

　　每次活動之後，應第一時間把相關(guan) 資料收集起來，並進行效果檢查，即活動預案是否合理，活動目標是否達到。這是總結經驗和吸取教訓的階段，主要包括兩(liang) 方麵內(nei) 容：

　　積累經驗，形成標準。對於(yu) 被反複證明有效的措施，要進行標準化和製度化，便於(yu) 以後執行和推廣。比如路線安排，就可以固定如下原則：盡量走大路，避免被堵在小路上；盡量形成環線，不走回頭路等。

　　總結教訓，形成備忘。每次活動結束後，應把整個(ge) 活動過程中出現的失誤、差錯以及不順暢的地方記錄下來，並認真分析出錯的原因，可以專(zhuan) 門形成一個(ge) 《出錯事項備忘錄》，以防止同樣的錯誤再次出現。