辦公廳(室)日常工作麵廣量大,既有工作製度作出的安排,也有領導交辦的各項任務。對於(yu) 領導交辦的任務,秘書(shu) 人員不僅(jin) 要認真領會(hui) 意圖、高效辦理落實,而且要把辦理落實的情況和結果向領導匯報。怎樣匯報工作才更有效。
一要高度重視
首先要明確,及時向領導匯報工作進展情況或有關(guan) 事項辦理結果,這是秘書(shu) 人員肩負的重要職責。對工作負責就是對領導負責、對自己負責,這三個(ge) 方麵的責任是高度一致的。
其次,通過聽取秘書(shu) 人員的匯報,領導不僅(jin) 可以了解某項具體(ti) 工作的實際情況,而且對於(yu) 全局工作也會(hui) 產(chan) 生新的判斷,改進工作的新思路新方法也往往由此產(chan) 生。
再次,領導聽取秘書(shu) 人員匯報,既是了解下屬工作情況、工作能力的重要途徑,也是在實踐中發現人才的好方法。通過匯報與(yu) 聽取匯報,相關(guan) 工作信息在秘書(shu) 人員與(yu) 領導之間實現了雙向流動。這不隻是某項工作的結束,而往往意味著新的工作開始。可以說,接受任務、辦理落實、匯報反饋,是秘書(shu) 人員處理領導交辦事項的三個(ge) 基本環節。在實際工作中,有的同誌側(ce) 重於(yu) 接受任務和辦理落實,而對於(yu) 匯報反饋則有所疏忽,這是需要改進的。
向領導匯報工作的方式可以有多種選擇,情況簡單或者隻需匯報結果的可以打個(ge) 電話,時間緊急而又無法當麵匯報的可以發條短信,而對於(yu) 比較複雜的工作情況最好當麵向領導作出匯報,這樣可以及時回答領導的詢問,與(yu) 領導就工作中存在的具體(ti) 問題進行充分交流,有利於(yu) 實際工作更好地深入開展。
二要把握時機
對於(yu) 領導交辦的工作事項,有的人漫不經心拖著不及時處理,或者一經處理就認為(wei) 完事了,而沒有主動向領導反饋匯報,直到領導詢問才被動回答,這樣顯然為(wei) 時已晚。秘書(shu) 人員要為(wei) 領導當好參謀助手,就必須增強工作主動性,謀事在先,落實在前,及時匯報。辦理過程中碰到自己無法協調解決(jue) 的問題和困難,要及時向領導匯報,既讓領導掌握進展情況和出現問題的原因,也可借機尋求新的解決(jue) 方案。在很多時候,秘書(shu) 人員還需要就某一項工作分階段地向領導反饋完成任務的情況,讓領導知曉工作的進度和落實中存在的問題,便於(yu) 領導作出指導和提出新的要求,安排好下一步工作。
領導交辦的工作事項辦理落實之後,更要及時向領導匯報辦理結果,既可表明這項工作任務已完成從(cong) 而讓領導放心,也可認真聽取領導對於(yu) 下一步工作的要求和意見。這有利於(yu) 自己今後改進工作方法,提高工作能力和水平。值得注意的是,匯報工作要把握好時機,不僅(jin) 要及時匯報,而且要抓住領導的時間空當,見縫插針、恰到好處,切忌在領導最繁忙、最緊張的節骨眼上去“湊熱鬧”。
三要突出重點
秘書(shu) 人員手頭的工作往往是瑣碎繁雜的,如果事無巨細凡事必報,恐怕既不現實也無必要。因此,要掂量輕重、把握分寸,選擇領導關(guan) 注度高、牽涉麵廣的要務及時詳細地匯報,還有些具體(ti) 的事,可以在領導不忙時集中在一起作個(ge) 簡要反饋。
對於(yu) 不同工作的辦理情況和結果,匯報反饋的內(nei) 容應該有所側(ce) 重,有的隻需匯報辦理的結果,有的需要匯報處理的方法進程,有的還需要分析存在的困難問題和下一步的對策措施,不同情況區別對待,不能一個(ge) 模式千篇一律。有些秘書(shu) 人員希望什麽(me) 事情都全麵匯報、深入匯報、詳細匯報,殊不知麵麵俱到、窮其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果並不好。應該找準工作的重點,抓住領導的關(guan) 注點,分清哪些地方要概括,哪些地方該具體(ti) ,處理好宏觀層麵與(yu) 微觀層麵的關(guan) 係。
四要理清思路
任何一項工作,都有開頭、有過程、有結果,有謀劃、有協調、有落實,有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路,想到哪裏說到哪裏,很容易讓領導陷入紛繁瑣碎中而不得要領,匯報效果可想而知。
向領導匯報工作,首先要思考領導對這項工作的要求是什麽(me) ,這項工作目前進展情況如何,還有哪些問題需要解決(jue) 這幾個(ge) 要素,並在此基礎上認真梳理好匯報要點,合理擺布匯報內(nei) 容的順序,做到提綱挈領、綱舉(ju) 目張、條分縷析、要言不煩。整理匯報思路的過程也是總結工作思路和方法的過程,非常有利於(yu) 秘書(shu) 人員提高駕馭複雜工作情況的能力。另外,對匯報過程中領導可能提出的問題,也要進行思考,做到心中有數,事先作好準備。
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