重要信息牢記於心 接電話的學問真不少

重要信息牢記於(yu) 心

　　陳科長開會(hui) 回來，就看見小白蔫了似的整理文件，一聲不吭。陳科長心想：“這小子肯定惹什麽(me) 禍了吧？”

　　看到陳科長回來，小白趕緊指著電話說：“科長，上午有電話找您！”

　　“電話呀，誰啊？找我什麽(me) 事？”

　　“是……是內(nei) 線……很急，可是我不知道是誰打來的，這可怎麽(me) 辦啊？”小白愁得哭喪(sang) 著臉。

插畫：祝呈平

　　原來，上午秘書(shu) 科的人都去開會(hui) 了，留下小白值班。突然，一陣急促的電話鈴聲響起，小白心說不好，是內(nei) 線！趕忙丟(diu) 下手頭的文件一個(ge) 箭步衝(chong) 到了陳科長辦公桌前。

　　秘書(shu) 科工作用的電話有好幾部，隻有這部內(nei) 線最特殊，一般隻有重要部門和領導同誌才配備。平時內(nei) 線一般都由陳科長接聽，可恰巧這會(hui) 兒(er) 陳科長不在辦公室。

　　“您……您好！這裏是秘書(shu) 科！”小白第一次接內(nei) 線，忐忑不安，不知道會(hui) 是哪裏打來的。

　　“小陳啊，你們(men) 局上周出的報表今天給我寄一份來。”

　　“好的，一會(hui) 兒(er) 就寄！”小白知道電話裏說的報表是什麽(me) ，恰好又有富餘(yu) ，請示下即可，就立即表了態，對方說了聲“好的”就掛了電話。

　　突然，小白想起電話那頭並沒說他是誰，更糟的是內(nei) 線電話還沒有來電顯示！小白瞬間覺得完了，這次失誤大了。

　　到底“薑是老的辣”，陳科長把文件夾放下，玩起了推理：既然能直接喊出“小陳”，說明對秘書(shu) 科有所了解，卻沒聽出來不是小陳的聲音，說明不常聯係；點名要局裏的報表，說明對局裏的業(ye) 務十分熟悉，又知道是上周出的，說明信息渠道很準……這樣，範圍越來越小了。

　　“他是怎麽(me) 問的？你再詳細一點。”

　　“對了，他有一點口音，說‘小cén’而不是‘小chén’。”小白一拍腦門想起來一個(ge) 細節。

　　“哈哈，知道了。一定是王秘書(shu) ！每次他都喊我‘小cén’，我這就給他回個(ge) 電話。”果然，是一位老部長的王秘書(shu) 。小白迅速裝好信封把報表寄了出去。

　　中午輪到小白值班，陳科長在整理上午開會(hui) 的材料。到了1點30分，電話突然響了，陳科長和小白同時瞥了眼來電顯示——一串手機號碼。

　　小白嘴裏嘀咕著：“呀，是張局長的號碼。”便迅速接了起來。

　　“張局長您好……好的，請您稍等，我們(men) 馬上聯係。”

　　小白探身看了眼牆上記事的白板，隻見上麵寫(xie) 著：下午1點40分，張局長到某部參加會(hui) 議，名單和車牌號已報。

　　“張局長被攔在大門外了，我得趕緊聯係一下。”隻見他迅速翻開桌麵上的文件夾，查看會(hui) 議通知，按照對方的電話撥過去。對方答複小白，統計名單是另一個(ge) 同事負責，不過那位同事有緊急任務出差了……小白講明了情況，請他幫忙再聯係一下保衛部門。等這一番電話結束，時間過去了三分鍾。

　　陳科長放下手裏的材料，樂(le) 嗬嗬地看著小白：“小白你行啊，居然看眼手機號碼就知道是誰，處理得不錯嘛！”

　　“張局長的手機尾號是‘3266’，比較好記。哎呀，科長，張局長不會(hui) 遲到了吧？可是我又不敢直接給他打電話問。”小白轉過身尋求陳科長的建議。

　　“來，剩下的活兒(er) 交給我。”陳科長說著就打通了交通科的值班電話，問了送張局長參會(hui) 的駕駛員的手機號，很快聯係上了駕駛員，得到的答複是：張局長已在會(hui) 議開始前順利進入會(hui) 場。

　　小白終於(yu) 長舒了一口氣：接值班電話真不是件容易的事。晚上，小白在筆記本上記下了“備忘”：身為(wei) 值班員，需要熟悉全天的安排，無論哪一項出了問題，都要確保迅速協調解決(jue) 。對常聯係的領導和部門，需熟記他們(men) 的聯係方式，看一眼就知道是哪裏打來的、對方是誰，這樣對方為(wei) 什麽(me) 打電話來也能立馬猜上個(ge) 八九不離十。心中有數，也更節省辦理時間。

接電話的學問真不少

　　周四下午，小蔡接到王主任交辦的任務，起草一份市委辦保密工作總結。下周省保密局要來市委辦檢查保密工作，這是大事，小蔡不敢怠慢，當天晚上就開始動筆，周五又在辦公室全神貫注地碼了一天字。眼看快到下班時間，總結即將大功告成。

　　小蔡通紅的雙眼緊盯著屏幕，手在鍵盤上飛快地敲擊著。這時，辦公室的電話不知趣地響了起來。小蔡瞄了一眼牆上的掛鍾，指針指向5點30分，他拿起電話，心中頗有些不耐煩，下班了還打電話，講不講工作規律和節奏？

　　電話那頭傳(chuan) 來一個(ge) 語速快且較生硬的聲音：“喂，通知一個(ge) 會(hui) 。”小蔡的臉不禁拉長了：“你哪裏啊？也不說清楚就通知。”對方也意識到了自己的疏忽，趕忙自報家門。原來是省水利廳的同誌，下周一上午臨(lin) 時召開一個(ge) 防汛部署會(hui) ，焦書(shu) 記分管相關(guan) 工作，這個(ge) 電話就是通知焦書(shu) 記參會(hui) 的。

　　小蔡一聽是上級單位，口氣緩和了不少，心不在焉地聽著對方報出會(hui) 議時間和地點，一邊在腦子裏盤旋的還是手頭的稿子，標題到底提煉個(ge) 啥好呢……

　　周一，焦書(shu) 記一大早就出發去省城開會(hui) 了。小蔡終於(yu) 有時間靜下心讀讀報，做一做報摘，充實一下寫(xie) 作資料庫。突然，桌上的手機急促地響起來。小蔡低頭一看，是焦書(shu) 記的手機號。焦書(shu) 記不是應該馬上開會(hui) 了嗎？怎麽(me) 還有時間給我打電話？小蔡有些納悶，忙不迭地把電話接起來。

　　電話那頭，焦書(shu) 記十分嚴(yan) 厲：“小蔡！你不是告訴我9點在水利廳報告廳開會(hui) 嗎？為(wei) 什麽(me) 來了以後一個(ge) 人都沒有？”小蔡腦子裏一片空白：不會(hui) 呀，周五下午通知的就是周一早上9點在水利廳報告廳開會(hui) ，我聽得明明白白啊！

插畫：祝呈平

　　小蔡連忙翻找上周五的電話記錄本，翻來翻去，發現自己壓根沒作記錄，隻能手忙腳亂(luan) 地打電話到水利廳辦公室。還好接電話的同誌知道今天有防汛部署會(hui) ，還告訴小蔡會(hui) 議地址在離水利廳大概三公裏的水利賓館報告廳，會(hui) 務組在賓館大廳設有報到處，直接去即可。

　　原來是自己記錯了會(hui) 議地點，小蔡硬著頭皮給焦書(shu) 記回電話，隻聽到電話那頭的焦書(shu) 記吩咐司機趕快去水利賓館就掛了電話。

　　小蔡這才開始努力回憶上周五接電話的情形：當時自己心不在焉，所以根本沒有在本上作記錄，聽到水利廳就想當然地以為(wei) 是在水利廳報告廳，沒想到還有個(ge) 水利賓館報告廳！

　　下午，焦書(shu) 記從(cong) 省裏開會(hui) 回來了，小蔡第一時間趕去作檢討。焦書(shu) 記說：“小蔡啊，你對人家的會(hui) 議通知記得不清楚，但人家對你倒是印象深刻，負責會(hui) 務的同誌還跟我開玩笑說，你接電話時語氣挺衝(chong) ，嚇得他們(men) 都不敢多說話了。”小蔡不好意思地說：“他開始也沒說是哪個(ge) 單位的，我態度確實不夠好。”

　　焦書(shu) 記點點頭：“他們(men) 確實做的有不到位的地方。即使是上級單位，打電話時也應該自報家門。但是我們(men) 接電話也不能看人下菜碟啊，無論是接領導的電話、上級單位的電話還是同事的電話、群眾(zhong) 的電話，都得禮貌、熱情。小蔡啊，打電話雖然是隔空交流，但對方其實能夠看到你的表情，你是滿臉笑容的，還是不耐煩的，別人一下就能聽出來。接電話事小，但其中體(ti) 現的工作態度和素養(yang) 事大。你說是不是？”

　　小蔡認真想了想，若有所思地說：“焦書(shu) 記，您說得對，以後打電話，我得讓對方‘聽’到熱情的笑容。我向您檢討，這次搞錯會(hui) 議地點，也是我接電話時注意力不集中造成的，下次一定注意。”

　　焦書(shu) 記接著說：“做辦公室工作，記是基本功，腦袋不一定靠得住。隻要是接電話，對方一開講，你就要馬上記。而且，對於(yu) 電話通知中比較重大的事項，比如會(hui) 議，你還要跟人家二次核實會(hui) 議的時間、地點等要素，必要時還要整理書(shu) 麵來電記錄，便於(yu) 領導傳(chuan) 閱和批示。其實，今天的會(hui) 有好幾個(ge) 地市的人像我一樣跑錯了，這個(ge) 小插曲也給我們(men) 提個(ge) 醒，電話通知有時確實不如書(shu) 麵通知更清晰牢靠。”

　　小蔡聽了心服口服，回來後不禁寫(xie) 了一段心得：接電話的學問可真不少，稍有鬆懈，就會(hui) 捅婁子。今後接電話，涉及會(hui) 議通知時，一定得問清楚，什麽(me) 時間在哪裏開會(hui) ，有啥特別要求，不夠清楚的及時跟對方確認，別怕囉唆。慎之又慎、講究禮節，才可能接好電話。